Nyeste oppdateringer.

Funksjonsbeskrivelse Tilbudsportalen – v1.0 | 1.nov 2024

 1. Introduksjon

Denne funksjonsbeskrivelsen omhandler de sentrale funksjonene i vår SaaS-plattform, Tilbudsportalen,  som muliggjør effektiv håndtering av tilbudsforespørsler, tilbakemeldinger og tilbud mellom aktører i byggebransjen. Plattformen er utviklet for å forenkle kommunikasjon, sikre oversikt og effektivisere arbeidsflyten i byggeprosjekter.

 2. Målgrupper

Fag-entreprenører: Leverandører av byggeprosjekter som ønsker å sende ut forespørsler og motta tilbud på utstyr og tjenester relatert til sitt fagområde. Dette gjelder;

• Elektro-entreprenører

Leverandører og underleverandører: Aktører som kan sende inn tilbud og motta forespørsler om leveranser. Dette gjelder;

• Utstyrsleverandører til elektrobransjen

 3. Funksjonalitet

 3.1 Brukerautentisering og Roller

- Brukerregistrering: Aktører kan registrere seg som enten fag-entreprenør, leverandør, eller rådgiver.

- Brukerroller: Definerte roller som gir tilgang til relevante deler av plattformen, som å opprette prosjekter, lage/sende tilbudsforespørsler, motta tilbudsforespørsel og besvare med tilbud, samt chat-kommunikasjon.

- Autentisering: Sikker innlogging via e-post og passord eller motta pin eller link via epost.

 3.2 Opprette og Sende Tilbudsforespørsler

- Prosjektbeskrivelse: Brukeren kan opprette en detaljert prosjektbeskrivelse som inkluderer nødvendige spesifikasjoner, krav og tidsfrister.

- Kategorisering: Forespørsler kan kategoriseres etter type arbeid (bygg, elektro, VVS, etc.) ihht Bygdningsdeltabellen.

- Send til relevante aktører: Plattformen foreslår potensielle leverandører basert på prosjektkategori og brukerens egne tillagte kontakter.

- Vedlegg: Mulighet for å legge ved relevante dokumenter, som tegninger, spesifikasjoner, og kontraktsvilkår.

 3.3 Mottak og Vurdering av Tilbud

- Automatisk Varsling: Leverandører blir varslet via e-post og/eller i Tilbudsportalen om nye tilbudsforespørsler.

- Tilbudsinnsending: Leverandørene kan sende inn tilbud med pris, tidsramme, og betingelser direkte via plattformen.

- Tilbudsevaluering: Entreprenøren kan sammenligne tilbud basert på pris, kvalitet, referanser og andre vurderingskriterier.

- Kommentarer og Spørsmål: Mulighet for å stille spørsmål eller be om ytterligere informasjon fra leverandørene før endelig valg, med direkte chat-funksjon med de valgte/involverte kontaktpersonene.

 3.4 Tilbakemelding og Forhandling

- Tilbakemeldingssystem: Etter evaluering kan entreprenøren gi tilbakemelding på hvert tilbud (akseptert, avvist, eller satt på vent).

- Revisjoner og Endringer: Leverandører kan revidere tilbudet sitt og sende oppdaterte versjoner basert på tilbakemeldingene.

 3.5 Kontraktsinngåelse / bestilling

- Bestillingsskjema: Plattformen tilbyr et forhåndsdefinerte bestillingsskjema som kan tilpasses med delleveranser.

- Dokumenthåndtering: Alle dokumenter relatert til tilbud, forhandlinger og kontrakter lagres sikkert på plattformen for enkel tilgang og revisjon.

 3.6 Kommunikasjon og Samarbeid

- Meldingssystem: Integrert chat og meldingsfunksjon for rask kommunikasjon mellom aktørene innad i et prosjekt eller tilbudsforespørsel.

- Notifikasjoner: Varsler om aktivitet på tilbud, kommentarer og kontraktsstatus for å sikre at ingen trinn i prosessen blir oversett.

- Fil- og dokumentdeling: Mulighet for å dele bilder, planer, og andre relevante filer mellom aktørene i prosessen.

 3.7 Integrasjoner

- Ingen

 3.8 Rapporter og Analyse

- Ingen

 4. Brukergrensesnitt og Brukeropplevelse

- Responsivt Design: Plattformen er tilgjengelig via nettleser og er optimalisert for ulike enheter.

- Brukervennlig Grensesnitt: Intuitivt og enkelt grensesnitt som guider brukerne gjennom prosessen fra opprettelse av tilbudsforespørsel til bestilling og/eller avslutning/avslag.

- Tilpasningsmuligheter: Mulighet for brukerne å tilpasse sine visningsinnstillinger, kontaktpersoner og vurderingskriterier til eget behov.

 5. Sikkerhet og Personvern

- Kryptering: All dataoverføring og lagring er kryptert for å sikre at sensitive prosjekt- og tilbudsdata er beskyttet.

- Personvernerklæring: Plattformen overholder gjeldende personvernlover (GDPR, etc.), og brukerne har kontroll over sine egne data.

- Brukertilgang: Administrativ kontroll over hvem som kan få tilgang til hvilke data, og muligheten til å sette opp brukertilgangsbegrensninger.

6. Teknisk Arkitektur med Appfarm

- Appfarm er et norsk selskap som utvikler sin egen nocode/lowcode-plattform som Tilbudsportalen er bygd på.

- Skybasert løsning: Plattformen er bygget på en skyinfrastruktur som sikrer høy tilgjengelighet, skalerbarhet og pålitelighet.

- APIer: Tilgang til APIer for integrasjoner med andre systemer og verktøy brukt i byggebransjen.

 7. Implementering og Support

- Opplæring: Brukerne får gratis onboardingbistand online, samt tilgang til opplæringsmateriale og webinarer for å komme i gang med plattformen.

- Kundesupport: Tilgjengelig support via e-post, telefon, og live chat for hjelp med tekniske eller funksjonelle spørsmål.

 8. Avslutning

Denne plattformen gir en komplett løsning for effektiv håndtering av tilbudsforespørsler og tilbakemeldinger i byggebransjen, og sørger for at kommunikasjon og administrasjon av byggeprosjekter skjer på en profesjonell og strukturert måte. Med funksjoner som automatisering, forhandling, og kontraktsstyring, vil plattformen bidra til å redusere tidsbruk, øke gjennomsiktigheten og sikre bedre avtaler mellom aktørene.

9. Revidert

Ingenting.