Effektiviser tilbudsprosessen med Tilbudsportalen.
I en konkurransedrevet bransje, som elektrobransjen eller VVS-bransjen, er det avgjørende å ha full kontroll på hver fase av tilbudsprosessen. Tilbudsportalen fra Bid System revolusjonerer samarbeidet mellom entreprenører og leverandører, og sikrer en smidig, effektiv og feilfri prosess for tilbudsforespørsler.
For leverandører og grossister av utstyr og tjenester til:
- Elektro-entreprenører
- VVS-entreprenører
- Ventilasjon-entreprenører
... som ønsker å motta ryddige og strukturerte tilbudsforespørsler inn i èn oversikt, og til enhver tid ha kontroll på tilbudsfrister og forespørselens status.
For utførende entreprenører innen:
- Elektro
- VVS
- Ventilasjon
... som ønsker å samle alle utgående forspørsler i èn oversikt, og viser en alltid oppdatert oversikt over innkommende tilbud fra dine leverasndører og grossister.
Med Tilbudsportalen får du:
Bedre oversikt
Administrer alle innkommende og/eller utgående tilbudsforespørsler i èn plattform, med full kontroll på dine frister og hvem dumangler svar fra.
Struktur skaper god flyt
Ved å bruke Tilbudsportalens struktur vil man sikre at alle tilbydere svarer inn i samme «format» og besvarer de sammevurderingskriterier. Da skaper man en god flyt helt frem til tilbudene skal vurderes rettferdig eple mot eple – og lede til en ryddigbestilling.
Enkel kommunikasjon
Alle involverte kontaktpersoner i en tilbudsforespørsel vil kunne ivareta gode og raske avklaringer med en egen chat-funksjon forselve forespørselen/prosjektet. Da unngår man at viktige beskjeder drukner i en kaotisk epost-innboks.
Effektiv arbeidsprosess for tilbudsforespørsel og tilbud
En standardisert struktur for å utveksle forespørsel/tilbud i en tidligfase av store og små prosjekter vil resultere i at alle parter kan blimer effektiv og bli mer konkurransedyktig i en krevende bransje med mye konkurranse.
Våre løsninger for entreprenøren.
Enkelt å opprette forespørsler
Sanntidsoversikt
Rask respons
Enkel endring av forespørsler
Flerveisfunksjon
Opprette prosjekt med flere forespørsler
Våre løsninger for leverandøren og grossisten.
Enkelt å motta tilbudsforespørsler
Kjapt å levere tilbud
Sanntidsoversikt
Rask respons
Chat med kunden
Kontroll på status på forespørsel
Ofte stilte spørsmål.
Hvordan fungerer det?
Tilbudsportalen forenkler hele tilbudsprosessen ved å eliminere epost-basert kommunikasjon og samle alle tilbudsforespørsler på ett sted. Dette gir en strømlinjeformet og strukturert tilnærming, hvor leverandører raskt kan bekrefte deltagelse, sende inn tilbud og følge prosessen via chat-funksjonen.
Hvordan integreres Tilbudsportalen i eksisterende arbeidsflyt?
Tilbudsportalen er enkel å integrere i eksisterende systemer. Den erstatter epost som primært verktøy for tilbudsforespørsler, og automatiserer flere oppgaver som tidligere krevde manuell innsats, som å sende tilbud, purre leverandører, og håndtere dokumenter.
Hva gjør Tilbudsportalen unik sammenlignet med konkurrenter?
Tilbudsportalen tvinger brukerne til å legge inn avgjørende data i felter i stedet for vedlegg, noe som gir bedre oversikt og mulighet til å sammenligne tilbud basert på faktiske data. Dette systemet er langt mer effektivt enn dagens epostbaserte løsninger.
Jeg får ikke svar fra leverandør på min forespørsel. Hva gjør jeg?
Når det er 3 dager eller mindre igjen til dato for tilbudsfrist (som du har satt), så vil du få opp en knapp som heter “Send påminnelse til leverandører” inne på selve tilbudsforespørselen din. Trykk på den, og velg den aktuelle leverandøren og send.
Det kan være både menneskelig “svikt” og spam-filter på epostservere som forårsaker at du ikke har mottatt respons.
Hvordan oppretter jeg en tilbudsforespørsel?
Logger inn med din bruker på tilbudsportalen.io
Trykker + Ny tilbudsforespørsel
Velg mellom:
+ Ny tilbudsforespørsel for utstyrsleveranse
+ Ny tilbudsforespørsel til utførende entreprenør
Velg type forespørsel basert på:
- Bygdningsdeltabellen
- Produktgrupper
- Type entreprenør/fag
Fyll inn nødvendig informasjon om prosjekt/forespørsel:
- Navn på forespørsel/prosjekt
- Tilbudsfrist
- Beskrivelse
- Last opp vedlegg/dokumentasjon
- Link til prosjektdokumentasjon på nett / URL
- Angi estimert prosjektstart
- Angi estimert avgjørelse
- Velg dine vurderingskriterier
Velg hvilke selskap(er) (fra liste) som du ønsker å sende forespørsel til.
Angi eventuell grossist, dersom dette er aktuelt for forespørselen.
Bestem kontaktperson som skal motta forespørsel for hvert selskap valgt.
Velg blant de som allerede er lagt inn eller opprett en ny kontaktperson manuelt.
Send forespørsel.
Din forespørsel legges da i oversikten for Sendte tilbudsforespørsler, og mottakerne mottar samtidig et epostvarsel om din tilbudsforespørsel – med all tilhørende informasjon som du har lagt inn.
Kan alle se forespørselen jeg har sendt?
Nei, din forespørsel blir kun sendt til den eller de kontaktpersonene som du har valgt - og ingen andre vil se din forespørsel.
Kan jeg sende forespørsel til alle mine leverandører via Tilbudsportalen?
Ja, det kan du 🙂
Vi jobber hver dag med å legge inn alle relevante selskaper som leverer utstyr og tjenester til byggebransjen. Dersom du savner en leverandør under en relevant produktgruppe eller bygdningsdel så står du fritt til å legge inn dine egne leverandørkontakter, for å sende forespørselen din til.
Du legger til den kontaktpersonen bare èn gang så ligger den inne på din profil til neste gang.
Hvordan endre en forespørsel jeg har sendt?
Gå inn på forespørselen din og trykk på knappen “Endre forespørsel”.
Der kan du endre:
- Navn på forespørsel
- Tilbudsfrist
- Beskrivelse (fritekst)
- Fjerne og legge til dokumenter/vedlegg
De du opprinnelig har sendt denne forespørselen til vil få et varsel om at din forespørsel har blitt endret, og de henvises til å åpne link for å se forespørselen på nytt med de nye endringene.
Aktuelle nyheter.
Våre referanser.
Mottar ryddige forespørsler inn i èn oversikt
Når vi mottar forespørsler via Tilbudsportalen så ser vi raskt hvem forespørselen er fra, hvilket prosjekt det gjelder, og ikke minst - når er tilbudsfristen. Enkelt for meg dele forespørsel med mine kollegaer og kjekt å få inn status på tilbudet/prosjektet fra min kunde - rett inn i min oversikt.
Kontroll på tilbud og løsningsforslag til meg fra mine leverandører
Enklere å holde kontroll på mine utgående tilbudsforespørsler til mine foretrukne leverandører, og jeg ser umiddelbart at jeg har fått alt jeg trenger fra dem for å gjøre jobben min effektivt ut mot mine kunder.